SISTEMAS DE INVENTARIOS


Con el fin de controlar y registrar los inventarios, las empresas adoptan sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancías[1]. Es por eso que en cualquier compañía es de vital importancia que alguien cumpla con dicha función, en este caso es el almacenista.
El almacenista es el encargado de hacer el inventario y de tener al día todas las existencias. Éste debe manejar dos tipos de Inventarios:

1.El Inventario Físico: Es la cantidad de unidades que hay físicamente en el almacén
2.El Inventario Lógico: Es un sistema de información(manual o computarizado) sobre las cantidades que hay en físico.

Un inventario se dice que tiene exactitud cuando la información que está en el sistema coincide con lo que hay en físico.

Todo objeto o elemento que está guardado en el inventario se llama item, cada uno de ellos debe estar diferenciado por algún código de identificación o código de localización (O con ambos), pues esto permite que exista una mejor organización en los inventarios. Dichos códigos pueden  ser númericos o alfanúmericos.

De igual manera, el almacenista debe seguir unos principios fundamentales que le permitirá tener un excelente control de los inventarios.

PRINCIPIOS DE CONTROL

1.Todo ítem debe estar debidamente codificado y localizado.
2.Todo movimiento de inventario ya sea de entrada, de salida o consolidación de saldo debe estar debidamente documentado (Firmado, Autorizado).
3.Los documentos de entrad deben diferenciarse de los documentos de salida, ya sea por un código o color.
4.En cuanto sea posible el lugar locativo de entrega debe ser diferente al lugar físico locativo de recepción de materiales (llegada).
5.En cuanto sea posible los ítems de un mismo código deben estar almacenados en un mismo lugar; si no es posible marcarlos con algo.
6.En una auditoria de conteo cada ítem debe ser contado por tres personas diferentes y consignarlos en una tarjeta de conteo de inventario estableciendo las siguientes reglas:
-Si dos tarjetas coinciden se registra la cantidad.
-Si las tres tarjetas no coinciden se cuenta de nuevo pero con la presencia de un auditor.
7.Los ítem de mayor peso o masa deben estar almacenados de abajo hacia arriba (seguridad industrial).
8.Los ítem que tuvieron movimiento en el día deben verificarse sus saldos antes de que se cierre el día (Verificar las existencias físicas con las existencias lógicas del sistema).
9.Nadie del personal del inventario se va hasta que no esté cuadrado el movimiento de los ítems de ese día.
10.No recibir comisiones ni premios de los proveedores.
11.Los reportes de inventarios deben estar hechos máximo tres días antes de finalizar el mes.


CONTEO CÍCLICO

Constituyen una técnica para levantar inventarios físicos en la cual contamos el inventario con frecuencia. Se realiza de forma periódica, generalmente cada día procediendose a contar un día un grupo de ítems, al día siguiente otro y así sucesivamente, hasta que se cuenten a todos los productos que previamente se determinaron formaría parte del conteo cíclico.

Con el conteo cíclico se busca encontrar si existen diferencias entre lo que se registra como existencia en el sistema de información y la cantidad real en el almacén, con la finalidad de determinar la naturaleza del error cometido y buscar correctivos para que estas situaciones no se repitan[2].

"El inventario físico y el inventario lógico pierden exactitud a medida que avanza el tiempo".

En el conteo cíclico, se aplica el principio de Wilfrido Pareto que es la Ley 8020. Esta ley dice que el 80% de los efectos es ocasionado por pocas causas (20%). En el caso de los inventarios (Hay que tener en cuenta que es lo que se está analizando, es decir cual es la variable de impacto) en unos casos se podría decir: 
-En el 20% de los ítems está concentrado el 80% del dinero.
-El 20% de los proveedores representan el 80% del volumen de compra.


CLASIFICACIÓN ABC

El método ABC proviene directamente de las observaciones de pareto. Esta nos permite identificar los elementos prioritarios. La aplicación del sistema ABC en una empresa para el control de inventarios, se empieza por  la clasificación en grupos de artículos así:


El diferenciar el inventario en artículos "A","B","C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios, es decir determinar el grado de control que se debe dedicar a cada artículo en el inventario, Por ejemplo: A los artículos "A" del inventario se debe ser muy intensivo por razon de la inversión considerable que se hace. Se deben implementar técnicas más sofisticadas de control; Los artículos "B" se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados; por último en los artículos "C" el control que se realiza es mínimo[3].




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[1] http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/inventarios.htm
[2] http://institutodominicanologistica.blogspot.com/2009/09/conteo-ciclico-y-exactitud-de.html
[3]http://es.scribd.com/doc/13967158/Clasificacion-de-Inventarios-Metodo-ABC